Кузьменко Д.В.
Идея провести конференцию возникла еще осенью или зимой 2005 года. В январе-феврале 2006-го начали думать, когда бы это лучше сделать. Поначалу хотели в мае, но но ясно что в мае начинаются отпуска, поэтому май отпал. В сентябре люди бы просто не успели оплатить, опять же по причине отпусков в августе. А для оплаты и регистрации надо было дать минимум 1.5 месяца. Так возникла дата 14-ое октября.
Начать регистрацию было решено 5-го сентября - люди успеют отправить детей в школу, и т.п. К регистрации был сделан примерный список докладов, и уже было понятно, кто из докладчиков приедет на конференцию, а кто - нет. Кстати, в начале года была идея пригласить на конференцию зарубежных гостей - Пола Бича, Анну Харрисон и Джима Старки. Однако весной Джим и Анна ушли в MySQL, так что остался один Пол. Собственно, график докладов и так получился плотным, поэтому от "приглашенных иностранцев" на первый раз было решено отказаться.
Первоначально мы планировали 3-х дневную конференцию, с банкетом, в 50-ти километрах от Москвы, и т.п. В августе Алексей возвращается с бразильской конференции, и говорит - "к черту трехдневную, надо проводить в один день, и в Москве". Решение оказывается верным, по крайней мере для первого раза.
Прикидываем примерную стоимость аренды двух залов, конференционного пакета, и т.п. Определяем стоимость участия.
Стартуем регистрацию. Назад пути нет. Определены варианты оплаты - наличный и безналичный. С приемом наличных проблема - ООО "Айбэйз" работает только с безналичными, и нет кассового аппарата. Поэтому никаких оправдательных документов для бухгалтерий делать не можем. Соответственно, принимаем наличную оплату электронным способом - Yandex.Деньги и Webmoney.
Срочно работаем со спонсорами. На первом месте - компания ANSOFT, которая не меньше нас заинтересована в популяризации Firebird и InterBase. Далее тоже практически святые люди из Devrace и FastReport. Заключаем соглашение с Quantum Devices, которые уже имеют опыт поставки серверов под InterBase и Firebird.
По регистрациям понятно, что наберем около 200 участников. Жаль. Вообще хотелось 400. Что мы, хуже бразильцев, которые собрались в количестве 600 человек? Но для первого раза и 200 человек будет хорошо.
Начинаются проблемы с регистрирующимися. Кто-то указывает неправильный email, где-то не пропускают почту спам-фильтры, кто-то требует договор, и т.п.
После экскурсии в Измайлово решаем провести конференцию там. Изначально заявленное место в гостинице Holiday Inn Лесная сделано для проформы, т.к. ясно, что там все слишком пафосно, и для 200 человек тесновато. Объявляем Измайлово.
На носу проведение семинара 27 сентября совместно с Borland, и участие в Софтуле на стенде АНСОФТ 28-29 сентября. Караул!
Ясно, что по материалам к конференции - пакеты, мауспады, диски и т.п - дедлайн будет в первой неделе октября.
Часть конференционного пакета готова. Спонсоры и докладчики тормозят с материалами. Дедлайн по диску - 9-ое октября.
Вышли на окупаемость. То есть оплата плюс спонсоры минус расходы = 0. Это не может не радовать, т.к. первоначально была вероятность убыточности конференции.
Почти все материалы готовы. Все оплачено, все успеваем. Принято почти роковое решение раскладывать конференционный пакет прямо при регистрации. Мотивы - на месте нет всех материалов, и потом 200 разложенных пакетов будут занимать большой "объем". Это ошибка - надо было разложить хотя бы 50 пакетов, частично. Читайте дальше, что получилось со сборкой пакетов :-)
Последний обзвон с уточнением имени и отчества тех, кто при регистрации не указал их полностью. При одном звонке выяснилось, что человек собирался ехать на конференцию в гостиницу Holiday Inn :-) Наставлен на путь истинный.
Последняя проверка залов в гостинице перед днем "Ч". Чуть не произолшел облом с забиранием компакт-дисков, выручил АНСОФТ - заслали человека на машине.
Встречаемся с уже приехавшими докладчиками и спонсорами. Строгий наказ - не злоупотреблять вечером :-)
Красный день календаря. Подъем в 7:30. На машине забираем все материалы из офиса. В гостиницу приезжаем в 8:45. Начинаем судорожно раскладывать материалы и готовить бэджи к регистрации.
Сразу подходят три человека, и один заявляет в лоб - "а можно получить акт выполненных работ?" Я отвечаю, возможно излишне резко, что это можно получить только во время регистрации.
9:15, начинаем регистрацию. Сразу выясняется, что наших дисков еще нет - машина АНСОФТа в пробке. Кто-то из спонсоров еще не успел принести материалы. Как только приносят, начинаем собирать пакеты, но оказывается что из-за большого количества материалов пакеты "собираются" медленно. На "сборке" стоят 6-8 человек - Дмитрий Еманов, Влад Хорсун, Женя Путилин, Сергей Востриков, Марина Новикова, Михаил Филиппенко, Сергей Никитин, Сергей Бузаджи, Николай Войнов - в общем весь цвет докладчиков и спонсоров! Готовые пакеты выдает Дмитрий Еманов! :-)
Что входило в конференц-пакет:
9:45. регистрация проходит не так, как планировалось. Большая очередь. У регистрирующихся возникают вопросы, которые можно было решить до конференции. Кстати, порядка 10-ти зарегистрировавшихся фирм не отвечали на email и телефонные звонки. Были видны только подтверждения о прочтении email.
Но - я уже вижу, что все нормализуется. Пакеты выдаются, регистрация почти закончилась. К 10-ти часам на регистрации остается человек 8-10 в очереди за документами. Уффф!
Итак, НАЧИНАЕМ!
Дальше уже могут оценить только сами участники. Я мотался между залами, "контролировал", читал доклады, говорил с людьми и т.п.
Кофе-брейк в 11:30 получился очень тесным. Интересно, что участники совершенно проигнорировали пирожные (очень вкусные), накинувшись на бутерброды с сыром и ветчиной. Осталось почти 3 полных подноса пирожных...
В общем все шло по графику, только вот Ковязин затянул со своим докладом, в результате "укоротился" и мой доклад по "производительности", и мне пришлось интенсивно махать руками представителю АНСОФТ на его докладе примерно в 14:05, чтобы не "укоротился" обед.
В докладах до обеда и после были некоторые перестановки - не смог приехать Борис Лобода (DBComparer, CleverComponents), и кроме того люди были недовольны "параллельностью" докладов про ремонт БД и производительность, поэтому их пришлось сделать "последовательно".
Здесь все происходило более спокойно, даже без мелких накладок. Были, скорее, разные оригинальные недоразумения частного порядка. Стою, вдруг звонит на мобильный Женя Путилин. Я "отвечаю" и вдруг вижу что он стоит в полутора метрах от меня, с опущеными руками. Спрашиваю - ты зачем мне звонишь? В ответ - удивление. Потом обнаруживается, что он случайно нажал кнопку вызова на телефоне, стиснув его руками. Наверное, собеседник Жени задал ему каверзный вопрос. :-)
Примерно в 16:00 люди начали расходиться, по разным причинам. Кому-то надо было на поезд, кто-то предпочел во второй половине дня пообщаться и уже наобщался, и т.п. Стойких осталось примерно 70%.
Круглых столов не было. Только прямоугольные. И они были на регистрации. Поэтому пока заносили столы, мы устроили микро-"аукцион". Первым лотом шел только что пришедший диск Turbo Explorer - Delphi for Win32. Ушел в Ансофт за 1000 руб. Следом шел лот от Devrace - календарь с подписями разработчиков Firebird. Тоже ушел за 1200. Последний лот - пожизненная лицензия на FIBPlus за 2000 рублей в нелегкой борьбе достался Руслану Бикчентаеву, директору ООО "Артель современных ремесел". Некоторые кусали пальцы - прямо перед этим купили обычную лицензию на FIBPlus, хотя могли побороться и за пожизненную. Надо сказать, что на аукционе лица сидящих в зале были испуганно-ошарашенными - наверное, надо было предупредить об этом мероприятии заранее.
Аукцион закончился (в следующем году мы его обязательно проведем, сделаем больше лотов), и начался круглый стол. В основном были вопросы по Firebird, к Дмитрию Еманову. Вопросов было очень много, и мы еле уложились по времени к закрытию.
Я собирался "толкнуть" финальную речь, но понял, что у меня в голове полный сумбур, и я не свяжу и трех фраз. :-) Передал микрофон Алексею Ковязину, но и у него речь получилась не идеально гладкой. :-)
Было решено организоваться "по минимуму" и посетить увеселительное заведение. АНСОФТ предложил кафе на Таганской площади, и все отправились туда (порознь). Собралось не менее 20 человек. В кафе пришлось составлять столы. Я приношу извинения тем, кто хотел бы попасть на такое мероприятие, но или его не пригласили, или он не смог - на самом деле при таком количестве людей можно сидя общаться только с ближайшими 4-5 человек, так что это не "вид общения", а просто локальные "посиделки".
В следующем году мы постараемся устроить на конференции или фуршет, или банкет, так что если кто и на 2-ую конференцию не придет, то сильно пожалеет! :-)
Не могу выставить оценку сам себе за проведенное мероприятие, но пока отклики в целом положительные. Понятно, что были недочеты, которые я описал выше, но как же без них - на ошибках учатся. В любом случае мероприятие получилось эпохальным, и то, что надо проводить вторую конференцию в следующем году (и тоже осенью) - понятно даже без анализа всех откликов. Так что
ждем вас на 2-й конференции в 2007 году!
И, в завершение, перечень явных плюсов и минусов: